Het is een van de meest gestelde vragen die we krijgen. En tegelijk een van de moeilijkste om te beantwoorden. Want vragen wat een event kost, is een beetje zoals vragen wat een huis kost. Bedoel je een studio of een villa? Een nieuwbouw of een renovatie? Met zwembad of zonder? In Antwerpen stad of ergens in de Ardennen? Bij events werkt het net hetzelfde. Want wat bedoel je precies met een event?
Vijftig gasten of vijfhonderd? Dat bepaalt niet alleen hoeveel eten en drank er nodig is, maar ook hoeveel personeel, techniek, sanitair, parking, beveiliging en logistieke ondersteuning je moet voorzien. Meer mensen betekent niet altijd lineair meer kosten, maar het heeft wel invloed op bijna elk onderdeel van je event.
Een kant-en-klare eventzaal is iets anders dan een lege loods. Laat staan een open terrein. In een eventzaal staan de tafels, stoelen, verlichting, toiletten en vaak ook de techniek al klaar. Handig. Maar de kans bestaat ook dat het personeelsfeest van je concurrent er vorige maand exact hetzelfde uitzag.
Een lege loods of industrieel terrein biedt dan weer veel meer vrijheid en karakter. Alleen moet je er vaak letterlijk alles binnenbrengen of opbouwen. Van elektriciteit en sanitair tot verlichting, verwarming, meubilair en decoratie. Dat geeft unieke resultaten. Maar uiteraard ook een ander prijskaartje.
En kan je de locatie makkelijk bereiken? Zit je in een stad als Brussel of Antwerpen, dan ligt dat vaak al wat moeilijker bij grotere groepen. Dan spreken we toch af op een parkeerterrein en leggen we bussen in? Heel goed idee! We vragen alvast een offerte aan. Maar wees gerust, we kennen er aan heel scherpe prijzen.
Want daar alleen al zitten tientallen keuzes achter. Is het een receptie of een uitgebreid diner? Foodtrucks of bediening aan tafel? Een snelle lunch of een gastronomisch menu zoals we voor het evenement Luminating Liedekerke hebben uitgewerkt? Met of zonder alcohol? En als er alcohol geschonken wordt, voorzien we dan ook taxi’s, pendelbussen of overnachtingen? Het verschil tussen die opties loopt al snel op van enkele tientallen tot honderden euro’s per persoon.
Want vaak is techniek gewoon een ander woord voor wow. Een spreker op een podium kan perfect werken. Maar misschien wil je ook dat de zaal mee oplicht wanneer hij binnenkomt. Dat video’s indrukwekkend groot worden getoond. Dat een artiest perfect klinkt. Dat iedereen achteraan even goed ziet als vooraan. Dan kom je terecht bij verlichting, geluid, schermen, projectie, camera’s, regie en soms zelfs tijdelijke stroomvoorzieningen. Het zijn vaak net die zaken die mensen achteraf niet benoemen, maar wel voelen. Want goede techniek valt niet op. Slechte techniek helaas wel.
Begrijp ons niet verkeerd. Tegen een goede playlist hebben we niks. Maar soms vraagt een event om meer. Een liveband die de receptie kleur geeft. Een DJ die de dansvloer vult. Muzikanten tussen de gasten. Een host die alles aan elkaar praat. Dansers, acrobaten of een verrassende act die nog weken later opduikt in gesprekken aan het koffieapparaat.
Het zijn vaak die onverwachte momenten die een event karakter geven. Alleen hangt daar natuurlijk ook een prijskaartje aan. En dat prijskaartje loopt behoorlijk uiteen. Van een Spotify-account van een paar euro per maand tot een optreden van Regi, Selah Sue of Cookies & Cream.
Wil je gewoon wat bloemen of ook planten, bomen en een volledige glaswand in art-decostijl? Een standaard scherm of een indrukwekkende videowall? Naamkaartjes, registratiesoftware, fotobooth, cadeautjes, … Niet alles heeft een even grote impact op het budget, tenzij je alles samentelt. Daar geldt ook dat vele kleintjes, enzovoort.
Het eerlijke antwoord? Dat hangt ervan af. Maar als je op zoek bent naar een richtlijn voor een degelijk bedrijfsevent waar mensen goed ontvangen worden, lekker eten en drinken krijgen en waar ook aandacht gaat naar sfeer, techniek en beleving, dan kom je vaak ergens tussen 200 en 300 euro per persoon uit.
Kan het goedkoper? Absoluut. Kan het duurder? Zonder enige moeite. Wij hebben events gezien en gedaan van minder dan 150 euro per persoon en events die ruim boven 1.000 euro per persoon uitkwamen.
Benieuwd hoe dat er in de praktijk uitziet? Bekijk hier een paar van onze favoriete cases.
Verander je vraag naar: wat wil je bereiken én welk budget heb je daarvoor voorzien? Want zodra we die twee zaken kennen, kunnen we perfect aangeven wat mogelijk is. En vooral: waar je budget het meeste verschil zal maken.
De realiteit is dat een geslaagd event niet het event is met het grootste budget. Het is het event waarbij doelstellingen, verwachtingen en budget mooi in balans zijn. En geloof ons, soms creëer je meer impact met een slim idee van 200 euro per persoon dan met een event van het vierdubbele budget zonder duidelijke richting.
Nog een opvallend cijfer: dit jaar woonden dubbel zoveel mensen een lezing bij in vergelijking met vorig jaar. Heel wat voorstellingen zaten al vol door mensen die op voorhand een plekje hadden gereserveerd. Dit toont dat mensen niet alleen voor boeken naar Boektopia komen maar ook voor de debatten en interviews.
