“Hebben jullie al een budget in gedachten?” Het is een van de eerste vragen die we stellen wanneer iemand ons contacteert voor een event. En bijna even vaak krijgen we één van deze antwoorden: “Dat weten we nog niet. We willen eerst eens zien wat er mogelijk is. Zeggen jullie ons maar maar wat er kan.”
Of onze persoonlijke favoriet: “Als we ons budget vertellen, gaan jullie toch gewoon naar dat plafond toe werken?” Een begrijpelijke reactie. Maar tegelijk ook een van de grootste misverstanden in onze sector.
Wanneer je vraagt wat een brood kost, krijg je een prijs. Wanneer je vraagt wat een huis kost, verloopt dat enigszins anders.
Stel, je contacteert een architect. Je zegt dat je een huis wil bouwen voor een gezin van vier. Dat er een tuin moet zijn. En dat je graag veel licht hebt. Maar je vertelt niet hoeveel je wil investeren. Dan krijg je waarschijnlijk geen antwoord op de vraag wat dat huis zal kosten. Wel een hele reeks bijkomende vragen.
Een event werkt net hetzelfde. Een personeelsfeest voor 200 mensen kan 25.000 euro kosten, 150.000 euro en alles daartussen. Niet omdat eventbureaus moeilijk willen doen. Wel omdat er duizenden mogelijke keuzes zijn.
Laten we zeggen dat drie eventbureaus exact dezelfde briefing krijgen: 200 gasten. Eindejaarsevent. Mensen bedanken voor hun inzet.
Het eerste bureau denkt aan een budget van 25.000 euro. Het tweede aan 75.000 euro. Het derde aan 150.000 euro.
Alle drie kunnen ze een uitstekend voorstel maken. Maar wat vergelijk je dan precies? De creativiteit? De inhoud? Of gewoon drie totaal verschillende interpretaties van dezelfde vraag? Appelen met peren, dus. Zonder budget wordt een pitch beoordelen vaak een wedstrijd in gokken.
Hier schuilt waarschijnlijk het grootste misverstand. Sommige organisaties houden hun budget bewust achter omdat ze bang zijn dat een bureau minder creatief zal nadenken zodra het bedrag bekend is. In werkelijkheid gebeurt meestal het tegenovergestelde.
Creativiteit wordt sterker wanneer er duidelijke krijtlijnen zijn. Een budget helpt ons om keuzes te maken. Waar willen we het verschil maken? In de locatie? De catering? De techniek? De animatie? De inhoud? De aankleding?
Want laten we eerlijk zijn, bijna alles kan. De vraag is vooral waar je de meeste impact wil creëren.
Een kleine shout-out naar alle eventbureaus die regelmatig aan pitches deelnemen. Achter elk goed voorstel zitten dagen denkwerk, research, gesprekken met leveranciers en het uitwerken van concepten.
Hoe duidelijker de briefing (en het budget), hoe beter dat werk kan worden ingezet. Want niets is zo jammer als sterke ideeën die na een eerste presentatie weer van tafel verdwijnen omdat achteraf blijkt dat het budget eigenlijk in een andere categorie zat.
Een duidelijk budgetkader helpt opdrachtgevers aan relevantere en beter onderbouwde voorstellen. En het helpt het bureau om zijn tijd, creativiteit en expertise gericht in te zetten.
Niet omdat we willen weten hoeveel geld er te rapen valt. Wel omdat we willen weten binnen welke realiteit we moeten ontwerpen.
Moeten we denken aan een foodtruckfestival of een gastronomisch diner? Aan een DJ of een liveband? Aan een eventzaal waar alles aanwezig is of aan een casco gebouw dat volledig wordt omgebouwd? Aan een presentatiescherm of een volledige showproductie met licht, geluid en video? Dat zijn fundamenteel andere keuzes. En dus ook fundamenteel andere budgetten.
Binnen de eventsector bestaan al jaren richtlijnen rond correcte pitchprocedures. Een van de terugkerende aanbevelingen? Geef een richtbudget mee. Niet omdat bureaus dat prettig vinden. Wel omdat je zo relevantere voorstellen krijgt en voorkomt dat iedereen tijd investeert in ideeën die achteraf onhaalbaar blijken. Een goede briefing bevat niet alleen een doelstelling en een doelgroep. Ze bevat ook een realistisch budgetkader.
Dat is helemaal geen probleem. Je hoeft geen exact bedrag te kennen. Een vork is vaak al voldoende. “We denken aan iets tussen 25.000 en 40.000 euro.” “We willen rond 100 euro per persoon blijven.” “We hebben 75.000 euro voorzien, maar staan open voor suggesties.” Dat geeft een bureau voldoende richting om creatief én realistisch aan de slag te gaan.
Zie een budget niet als een beperking. Zie het als een kompas. Het helpt een eventbureau om sneller de juiste keuzes te maken, betere voorstellen uit te werken en het maximale uit elke euro te halen. Want uiteindelijk wil niemand de duurste pitch. Iedereen wil de beste pitch.
En daarvoor moeten ambitie en budget elkaar ergens ontmoeten.
Nog een opvallend cijfer: dit jaar woonden dubbel zoveel mensen een lezing bij in vergelijking met vorig jaar. Heel wat voorstellingen zaten al vol door mensen die op voorhand een plekje hadden gereserveerd. Dit toont dat mensen niet alleen voor boeken naar Boektopia komen maar ook voor de debatten en interviews.
